Cinq conseils pour organiser vos réunions sur le thème de la sécurité

GEMMA COLLINS DOYLE

Consultante HSE
chez EazySAFE

Vos réunions mensuelles sur le thème de la sécurité sont-elles vraiment productives ? Les participants se contentent-ils de répondre à un QCM, sans rien accomplir de concret ? Ce serait dommage, car votre comité de sécurité peut constituer un outil très utile pour progresser en matière de santé et de sécurité.

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« Ils prendront ainsi conscience des dangers qui menacent la sécurité sur leur lieu de travail et seront mieux à même de les éliminer. »

Pour être efficace, un comité de sécurité doit être synonyme de diversité et inclure des collaborateurs de l’ensemble des services de l’entreprise. Les membres de ce comité doivent recevoir une formation sur toute une variété de sujets touchant à la sécurité ; ils prendront ainsi conscience des dangers qui menacent la sécurité sur leur lieu de travail et seront mieux à même de les éliminer. Par ailleurs, les membres du comité de sécurité se feront les champions de la sécurité sur le terrain.

Leur formation leur permettra d’être des observateurs vigilants, chacun dans son propre service. Ils seront capables de reconnaître les problèmes potentiels et de les signaler au responsable sécurité.

Voici cinq conseils pour avoir une équipe productive.

1. Définissez la raison d’être du comité de sécurité

Revenez aux bases et définissez la véritable raison d’être de votre comité de sécurité. Pourquoi êtes-vous là, à part pour respecter la législation ? Quelle valeur réelle le comité peut-il apporter à l’entreprise et, plus important encore, à ses employés ? Tout comité de sécurité doit impérativement se fixer un but à atteindre, autre qu’un motif de conformité. En fixant des objectifs, vous donnerez au groupe une raison d’être et créerez une feuille de route pour accomplir quelque chose de très utile.

Si vous n’avez jamais procédé ainsi, essayez lors de la prochaine réunion : sortez votre tableau blanc et demandez aux membres de l’équipe d’exprimer leurs idées. Vous découvrirez (avec étonnement) ce qu’est la finalité d’un comité de sécurité pour les uns et les autres et, à la fin de la séance, vous disposerez d’objectifs qui seront pertinents pour vous-même et votre entreprise.
Veillez malgré tout, lorsque vous choisissez ces objectifs, à ce qu’ils soient réalistes et atteignables. Et modestes au départ, s’il le faut ; vous progresserez vers des objectifs plus ambitieux au fil du temps.

Bon, d’accord, cela ne devrait pas être le conseil numéro un, mais l’objectif est que vous vous sentiez bien, à l’aise dans vos baskets, pour reprendre. Et donc, si cela passe par l’acquisition de quelques nouvelles tenues, foncez ! Toutes les excuses sont bonnes !

2. Renouvelez les membres du comité

Place à la variété ! L’environnement de travail concernant de nombreux rôles, postes et contextes très différents, faites en sorte que tous les domaines soient représentés au sein de votre comité de sécurité, et que celui-ci mêle dans de bonnes proportions employés et managers.

Astreignez-vous à renouveler les membres tous les 2 ou 3 ans. Ainsi, ceux qu’une participation intéresse auront une chance de s’impliquer. En outre, plus il y aura de gens qui passent par votre comité, et plus il y aura de personnes conscientes des véritables problèmes de santé et de sécurité à traiter au sein de votre entreprise ! Tout le monde y gagne !

3. Planifiez les réunions à l’avance

Il est judicieux de rédiger l’ordre du jour de votre réunion quelques jours à l’avance et de l’envoyer aux membres du comité afin qu’ils puissent se préparer. Cela leur donne aussi la possibilité d’ajouter à la liste les points qui leur semblent importants. Par ailleurs, n’hésitez pas à fixer une limite pour la durée totale de la réunion, ainsi que pour le temps alloué à chacun des points de l’ordre du jour. Les membres du comité ont d’autres obligations. S’ils se portent volontaires pour s’impliquer dans ces réunions, ils doivent avoir l’assurance que celles-ci se termineront à l’heure prévue. Sinon, attendez-vous à avoir de moins en moins de participants.

Faites en sorte que ces réunions aient lieu le même jour chaque mois, par exemple le premier mardi du mois, et envoyez le calendrier pour toute l’année, afin que chacun soit au courant et réserve les créneaux dans son agenda.

Vous avez tout intérêt à rédiger un compte-rendu de chaque réunion et à les transmettre le lendemain ou le surlendemain, tant que les discussions sont encore présentes dans les esprits. Veillez à attribuer à chacun des membres du comité la tâche qui lui revient et à faire le point avec chacun avant la réunion suivante.

4. Faites preuve de créativité !

La clé d’un comité de sécurité réussi ? Rester intéressant, savoir se renouveler et être visible. Vous pouvez par exemple donner une identité à votre comité de sécurité, le doter d’un logo, dont le design serait choisi à l’issue d’un concours. Cela permet d’impliquer les gens et de susciter l’intérêt.

Votre entreprise a sa journée du bien-être et de la santé ? Dans ce cas, votre comité de sécurité devrait tenir un stand lors de cet événement. Avec ses membres, réfléchissez à ce que vous pourriez promouvoir à cette occasion.

Organisez une campagne d’information, avec des messages que vous enverrez par e-mail, des affiches et, pourquoi pas, un quiz sur un sujet déterminé.

5. Évitez que l’ennui ne s’installe !

Parler de sécurité ne doit pas être quelque chose d’ennuyeux ! Or, reconnaissons-le, il n’est pas rare qu’une réunion devienne ennuyeuse. Pour donner un peu de piment aux vôtres, appliquez quelques-unes des suggestions suivantes, et vous verrez que personne ne manquera à l’appel. Et cela vous permettra même de susciter l’intérêt d’autres collaborateurs !

  • L’été, n’hésitez pas à organiser les réunions en plein air !
  • Planifiez une sortie annuelle dans une autre entreprise pour vous faire une idée de la manière dont la sécurité y est gérée.
  • Une fois par an, faites appel à un conférencier expert en motivation.
  • Organisez un exercice de team building, pour renforcer la cohésion de l’équipe.
  • Autorisez chacun des membres à venir à une réunion avec un invité.
  • Inscrivez le comité à un quiz national sur la sécurité.
  • Organisez des réunions d’information pratique sur les questions de sécurité à traiter.

Tout ceci doit bien sûr être mené dans le plus grand professionnalisme !

Conclusion

Le comité de sécurité peut s’avérer être une ressource très précieuse pour le professionnel de la sécurité comme pour l’entreprise. Pour que ce comité constitue un véritable atout, veillez à son renouvellement et à sa pertinence. Si vous n’y prenez pas garde, la routine s’installera et vous vous retrouverez à parler des mêmes choses avec les mêmes personnes mois après mois, année après année. Commencez par la base, formulez par écrit votre déclaration de mission, et n’oubliez pas les conseils ci-dessus. Vous disposerez rapidement d’un comité de sécurité florissant, dont les places seront très convoitées !

Ah oui, une dernière chose………… N’oubliez pas le café et les biscuits !

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